Neste ano nós estamos tendo a oportunidade de multiplicar e contaminar mais alunos com a nossa paixão por BPM. A cada nova turma constatamos que as diferenças entre os negócios de cada aluno fazem com que o conhecimento seja ainda mais amplo, devido às trocas de experiências e ao compartilhamento de problemas e soluções que são divididos em sala de aula. O BPM chegou na vida destas pessoas como uma proposta de mudança e é muito recompensador ver como os alunos escolhem desenvolver projetos de processos que geram impacto nas organizações onde eles atuam. Ao longo do desenvolvimento das 18 turmas do CFGP que já realizamos e presenciando a construção de diversos projetos de alunos, conseguimos reunir informações sobre as descobertas feitas por eles e dividimos com você uma lista de conselhos para quem está começando a estudar sobre BPM. Garanto que algumas se encaixarão na sua realidade e contribuirão para o seu aperfeiçoamento.
Seguem as dicas que vieram diretamente dos novos Gestores de Processos de Negócio:
* Para que haja sucesso em um projeto de BPM as regras de negócio devem estar claras e disseminadas entre os envolvidos, sendo primordial estarem registradas.
* Pode ser que você já tenha a solução tecnológica (sistema) de que necessitas, mas não estás explorando-a de forma eficiente. É preciso conhecer e fazer melhor uso das ferramentas que você já possui.
* Qualquer projeto de BPM só dá certo quando os patrocinadores (alta gestão) estão comprometidos.
* Algumas vezes o grande problema de um processo começa ainda fora da organização. O problema pode estar lá no seu fornecedor e o envolvimento dele fará toda a diferença.
* Regra de ouro: planejar muito antes de executar. Temos ansiedade de ver tudo funcionando, ir lá e fazer. Isso custa caro, certamente com maior planejamento o esforço e o investimento serão menores.
* Fazer o cliente feliz, premissa que é alvo de todos os processos e que nem sempre é tão difícil. Algumas vezes, ele só quer ter certeza que seu problema está sendo atendido. Ele precisa saber que alguém está dando atenção ao seu problema. Mostre a ele o que será resolvido e que providências estão sendo tomadas.
* Uma grande dificuldade na implantação da Gestão de Processos de Negócio é a cultura organizacional. A resistência à mudança é natural, cabe aos gestores desenvolverem a habilidade de envolver as pessoas para que se sintam parte importante do processo e comprem a ideia.
* Acuracidade dos estoques, algo que teoricamente é simples, mas é quase impossível na prática. Por quê? É preciso um plano perfeito para manter a acuracidade. Na grande maioria das vezes as pessoas não entendem o impacto de suas atitudes.
* Muitos relatórios geram informações que não são utilizadas. Pecar pelo excesso também é prejudicial. Algumas vezes, o “sempre foi feito assim” não faz mais sentido.
* A falta de comunicação ainda é um problema geral. É preciso comunicar e alinhar as informações.
* Prever sem acertar? A previsão tem que passar perto, pelo menos, ou precisa ser revista. Previsão só baseada em suposição não tem uso algum.
* Baixa produtividade pode estar relacionada ao excesso de atividades. O trabalho aumentou e as pessoas que as executam continuam as mesmas? Certamente a qualidade do trabalho irá baixar e a motivação das pessoas também. É necessário rever e acompanhar o quadro funcional.
* Formalizar canais e formas de atendimento. Quem responde pelo quê? É preciso estar claro para quem pedir e de que forma. Envolver todo mundo e enviar e-mails para todos, não é a solução. O processo precisa ter um dono.
* Dar tecnologia a quem não sabe utilizá-la não adianta nada. A tecnologia tem que facilitar a vida das pessoas e não complicá-la ainda mais.
* Se você tem vários problemas, por onde você começa? Pelo mais simples, eu imagino, ou mais rápido de ser resolvido com menos esforço. Será que era o mais urgente? E aquele grande problema, vai ficando para trás. Precisam ser criadas regras bem definidas de como priorizar.
* Se deixar de contatar o cliente é um problema, as vezes, contatá-lo demais também é ruim. Rever os pontos de contato com o cliente agiliza muitos processos.
Estas foram algumas das diversas descobertas nos projetos práticos de BPM desenvolvidos pelos alunos neste ano. Tivemos projetos nas seguintes áreas: desenvolvimento de software, prestação de serviços de consultoria, restaurantes empresariais, indústria de máquinas, cooperativa de laticínios, distribuição de peças automotivas, prestação de serviços de saúde e automação industrial.
Desejamos muito sucesso a todos os formandos e parabéns pelas suas iniciativas!
As próximas turmas iniciarão em breve, solicite informações.
