Acuracidade nada mais é do que ter precisão, exatidão de informações. Ter um estoque acurado significa que a empresa realmente tem fisicamente os mesmos itens que constam no seu sistema de gestão (ERP).
Parece algo simples para uma grande empresa, visto o aparato tecnológico que as organizações possuem, mas na verdade, não é algo fácil de ser mantido se consideramos a velocidade do dia a dia.
Os dias passam e sem que percebamos a falta de confiança nas informações só aumenta e consequentemente vira um ciclo de “bola de neve”. O cenário piora com a passagem do tempo. Um fato isolado, que parece inofensivo no momento em que ocorre se acumula com outro, e assim, sucessivamente, transforma as informações em dados que não refletem a realidade do estoque.
Impactos da falta de acuracidade
Da porta para dentro da empresa, a falta de informações precisas cria barreiras para o processo de tomada de decisão. As empresas querem ter os custos operacionais sob controle e manter o mínimo de estoque necessário, e não saber exatamente o que se tem, reflete financeiramente no resultado do negócio.
Você pode pensar que o reflexo é só interno, mas não é. Os impactos da falta de acuracidade nas organizações atingem diretamente quem está lá na ponta, o nosso tão imaculado cliente, e denigrem a imagem da empresa, algo que naturalmente é difícil de conquistar.
O Método e o Projeto de Acuracidade de Estoques
O escopo do Projeto de Acuracidade de Estoques prevê a transferência da competência, técnicas e conhecimento das tecnologias envolvidas, para a implementação do Programa de Contagem Cíclica dos Estoques, reconhecido como um programa de melhoria contínua.
De acordo com a metodologia adotada pela Otimiza Consultoria, o Projeto de Acuracidade de Estoques está dividido em 3 fases e 12 passos.
Fase 1 – Definição e Preparação
- Passo 1: Educar
- Passo 2: Avaliar o Ponto de Início
- Passo 3: Definir procedimentos de processamento dos estoques
- Passo 4: Designar Responsabilidades
- Passo 5: Fornecer Ferramentas
- Passo 6: Desenvolver políticas e procedimentos
- Passo 7: Treinar as Pessoas
- Passo 8: Introduzir Procedimentos
Fase 2 – Cadastramento dos Saldos Iniciais
- Passo 9: Cadastrar Saldos Iniciais
Fase 3 – Implantação do Programa Contínuo de Contagem Cíclica
- Passo 10: Criar Grupos de Controle
- Passo 11: Implantar o Programa de Contagem Cíclica
- Passo 12: Eliminar Inventários Físicos
Os Projetos de Acuracidade de Estoques também contam com a atividade de Gestão da Mudança que contribui justamente com o acompanhamento, orientação e direcionamento nas ocasiões em que se faça necessário o saneamento ou leitura do ambiente de forma isenta e colaborativa, pois um dos pontos críticos, e chave para o sucesso do projeto, é a participação adequada das pessoas, que precisam ser preparadas e acompanhadas durante o projeto para que respondam positivamente.
Caso SIM
Já é um passo importante reconhecer que o problema existe, mais importante ainda é traçar metas e trilhar o árduo caminho de alcançá-las. Desta forma, a SIM Rede de Postos e a Otimiza Consultoria formalizaram e conduziram a quatro mãos o Projeto de Acuracidade de Estoques.
Neste projeto, iniciado em novembro de 2018 as metas foram poderosas: elevar de 25% para 95% o índice de acuracidade dos estoques.
Inicialmente, foi identificado que a ação primordial era envolver as pessoas. Desta forma, definira-se um novo modelo de cultura organizacional, que tornou transparentes os propósitos das mudanças. A clareza dos objetivos possibilitou a melhoria dos processos que geravam as discrepâncias e também viabilizaram um melhor uso das ferramentas que já existiam.
O papel das pessoas foi crucial na efetividade do projeto, enfatizou João Agliardi, Gerente de Logística da SIM e Gerente do Projeto de Acuracidade dos Estoques. Ele acredita que o papel de cada pessoa neste projeto, além das atividades práticas de cada um, que varia de departamento para departamento, é fundamental para permitir uma mudança cultural profunda que seja percebida nas pequenas ações que vão desde cadastrar um item com qualidade, conferência e validação das informações recebidas, respeito aos procedimentos e instruções definidas pela empresa e principalmente, ser comprometido com a tagline definida em cada crachá da empresa “ Paixão por servir”.
O projeto teve como unidade piloto o posto de São Ciro, em Caxias do Sul. A escolha desta unidade foi influenciada pelas características do local, já que ele atende diversos públicos e teve anteriormente dados negativos nas auditorias.
As mudanças foram evidentes e os resultados imediatos: loja e depósito estão organizados, há padronização nos recebimentos de mercadorias e nas reposições, não ocorre mais inversão de produtos na hora da venda e a equipe está feliz e motivada com o projeto.
Testado e validado o novo modelo, a meta agora é replicar a atuação nas outras lojas de conveniência da SIM, que é a maior rede de postos do Brasil e que conta atualmente com mais de 2 mil funcionários nas 127 unidades distribuídas no RS, PR e SC.
Confira detalhes e depoimentos sobre o projeto do Caso SIM acessando aqui.
Estamos construindo um artigo mais técnico e mais detalhado sobre Acuracidade dos Estoques, em breve compartilharemos aqui no Blog.
Referências:
Revista Agora SIM
