Participar de calls e reuniões em ambientes virtuais é cada vez mais comum, e esta prática já faz parte da rotina da maioria dos profissionais nas organizações. Como praticamente todo mundo tem uma agenda cheia, não é tão fácil marcar reuniões presenciais com clientes, parceiros e colaboradores, e o maior objetivo da tecnologia neste contexto, é ajudar a quebrar as barreiras do ambiente físico, aproximando as pessoas.
Contudo, calls e ambientes virtuais também trazem um desafio. Sem o contato pessoal, é mais difícil engajar e conquistar o público, e também é mais fácil perder a sua atenção, visto que existem mais distrações. Portanto, se você quer saber como prender a atenção do seu público em calls e ambientes virtuais, continue lendo este post. Vamos apresentar 9 dicas para melhorar a sua comunicação em atividades remotas.
1 – Não torne o posicionamento da câmera monótono.
Esta é uma dica bem básica, mas que faz muita diferença. Se a chamada for por vídeo, o posicionamento da câmera pode fazer uma grande diferença. Porém, sem ser especialista no assunto, é possível que você nunca tenha pensado sobre isso.
Existem diversas dicas de como enquadrar a câmera de forma ideal. Uma das principais formas que vemos em reuniões é usando o notebook com uma parede branca ao fundo. Normalmente, isso é um erro.
Colocar a câmera abaixo da linha dos olhos dá uma sensação de superioridade em relação aos outros, pois a câmera pega você de baixo para cima.
Já a parede branca é muito monótona. É preciso trazer um fundo um pouco mais rico e decorado, para o olhar do público poder descansar.
2 – Conheças a ferramentas de interatividade da plataforma
Não importa a ferramenta que você esteja usando, existem certas funcionalidades que podem aumentar a interatividade do call. Este é um problema para reuniões com um número maior de pessoas. Pode acontecer que você conduza a conversa sozinho, transformando-a em um monólogo.
Se você domina a discussão de forma exagerada, é natural que o seu público se distraia. Além de fazer perguntas diretamente, use algumas funcionalidades da plataforma para facilitar a interação. Alguns exemplos são as enquetes e a gamificação.
3 – Prepare um script
Uma boa dica para conquistar o público é preparar uma pauta do que será discutido e enviar para os participantes com alguma antecedência. Se for uma reunião com clientes, eles já sabem o que esperar para controlar as expectativas. Em qualquer tipo de ambiente virtual é possível fazer o público pensar sobre o assunto. Pode ser que surjam certas dúvidas antes mesmo da ligação começar.
4 – Responda as perguntas da melhor forma possível
É muito comum que, em algum tipo de reunião on-line, os apresentadores peçam para deixar as dúvidas para o final. Geralmente, essa não é a melhor prática. Primeiramente, existe o risco da outra parte esquecer a pergunta ou perder o interesse no assunto.
Permitir ser interrompido é muito positivo. É sempre uma oportunidade de mostrar segurança e autoridade no assunto. Em uma reunião com clientes, é uma prática extremamente valiosa.
E também, é uma maneira de manter a ligação em um tom de conversa. Como vimos ao longo do post, a maior dificuldade durante uma apresentação ou call em ambientes virtuais é prender a atenção do público. Se o ouvinte quiser, e puder falar, o processo é muito mais fácil.
5 – Prepare o sistema antes da reunião
Antes do call, faça um teste com todos os sistemas que irá usar. Testar o microfone e a câmera é o básico. Se for o caso, o chat e outras funcionalidades também devem ser testadas se usadas. Quando possível, vale a pena reiniciar o computador a cada reunião para garantir que ele funcionará mais rapidamente. Você também pode testar a internet.
6 – Fique atento ao tempo
Um ponto crucial é a questão do tempo de duração do call. Esta é uma dica válida para qualquer reunião, mas especialmente para as virtuais. Não adianta ficar muito tempo prendendo a outra parte. Pelo contrário, ao colocar um limite de tempo para a chamada, sua produtividade aumenta.
Combinando esta dica com a pauta discutida anteriormente, você poderá ter uma reunião bem planejada. Ao total, são 30 minutos de duração, com 10 minutos para cada item, por exemplo.
Contudo, qualquer reunião é fluída. Se a outra parte não entendeu ou teve alguma dúvida, não dê meias respostas, apenas para se manter no tempo adequado. O limite de tempo é um norte, e não escrito em pedra.
7 – Atue como um mediador
Durante a reunião, podem acontecer algumas situações. Se o call envolver um número maior de pessoas, você deve atuar como um mediador, passando a palavra para cada participante no momento adequado. Do contrário, pode acontecer de todos ficarem calados, esperando o outro falar. Pode ser, também, que todos decidam falar ao mesmo tempo. De qualquer forma, não é o ideal.
O ideal é que o mediador guie a reunião, deixando claro quem tem a palavra a cada momento. Por isso, é importante usar as funcionalidades das ferramentas, criando uma fila. A pauta também pode ajudar a definir quem é o próximo. Por exemplo, o diretor pode fazer uma apresentação geral da empresa, e em seguida, o encarregado pelo produto fala mais sobre ele. É um caminho para uma reunião mais eficiente.
8 – Seja bem claro nas ações pós reunião
Um grande problema em reuniões corporativas é a falta de clareza no próximo passo. Portanto, sempre garanta que os termos de ação estejam bem claros para todos os participantes.
Se você fez a proposta, esclareça que é responsabilidade da outra parte trazer a resposta. Caso seja uma reunião introdutória, deixe o próximo passo claro e planejado. Como sempre, adapte estas ações ao contexto da reunião.
9 – Faça o follow-up da reunião
Também é crucial fazer o famoso “follow-up” da reunião. Assim que ela acabar, é interessante compartilhar as anotações com tudo aquilo que foi discutido. Compare com a pauta para garantir que tudo foi abordado, assim como se as dúvidas e os pontos de ação em relação a cada item foram respondidos.
Gostou do post? Ficou com alguma dúvida? Seguindo estas dicas, sua próxima reunião on-line pode ser muito mais produtiva, captando ainda mais seu público.
FONTES:
https://www.business.com/articles/7-powerful-tips-for-highly-productive-online-meetings/
https://www.mkt4edu.com/blog/12-melhores-dicas-para-ter-reunioes-remotas-altamente-eficientes
