As organizações contam com um infindável rol de projetos, ações e tarefas, enfim atividades, a serem realizadas. Estabelecer prioridades e definir quais devem ser realizadas primeiro, tem sido uma tarefa desafiadora e, muitas vezes, conturbada nas organizações. Contudo, priorizar as atividades de forma imparcial e estruturada, tem sido determinante no sucesso das iniciativas, bem como, na redução de conflitos entre equipes e áreas das organizações.
Priorização de projetos é o processo no qual iniciativas são identificadas, analisadas, selecionadas e classificadas prioritariamente. Prática que objetiva produzir uma classificação de relevância dos projetos, por meio de critérios transparentes, compartilhados e discutidos na organização, trazendo visibilidade e ponderação do que deve ser realizado primeiro.
Investir em ações incertas desperdiça tempo e recursos, que poderiam ser aplicados em iniciativas potencialmente mais importantes para a organização. Isso ocorre devido a existência de inúmeras iniciativas concorrentes, dentro da empresa, e grande dificuldade em decidir por quais iniciar os trabalhos, produzindo mínimas “acabativas”. A transformação digital disponibilizou às organizações inúmeras ferramentas tecnológicas para otimizar esse processo.
Tratar com transparência e imparcialidade a seleção dos projetos, divulgando claramente os critérios a serem avaliados, certamente reduzirá o estresse e ansiedade dos profissionais envolvidos. A prática de priorizar é fundamental e amplia a realização de iniciativas que mais contribuem na obtenção de vantagem competitiva para o negócio. Esta atividade garante que tarefas importantes não sejam esquecidas, enquanto outras, que trazem baixo retorno ao negócio, consumam recursos.
Para facilitar essas decisões, existem várias técnicas e ferramentas que apoiam o gerenciamento das prioridades. A Otimiza criou o seu próprio, o método GRIN. De forma análoga, “GRIN” no inglês significa sorriso largo e, neste sentido, a metodologia foi criada objetivando apoiar as equipes nas decisões de viabilização e priorização das pendências, no seu dia a dia.
Como o método funciona
Para o uso eficiente do método GRIN, a equipe deve estar engajada ativamente no processo de avaliação, de forma totalmente imparcial, para viabilizar e priorizar as pendências da organização como um todo. Quanto mais a equipe estiver inteirada e treinada na importância destes resultados, maior será o retorno para a organização.
Esta ferramenta promove a priorização de projetos, atividades e ações de forma estruturada, com diversos níveis de avaliação, de acordo com a maturidade da organização. A mensuração é realizada de forma quantitativa, para requisitos normalmente mais abstratos. A facilidade de implementação e os benefícios da sua aplicação podem ser estendidos a todas as áreas da empresa.
Os quatro critérios de Viabilização e Priorização de projetos / ações GRIN (Ganho, Rapidez na Entrega, Independência de Recursos, Nível Confiança), são pontuados de 0 (menor relevância) a 5 (maior relevância), totalizando no máximo 20 pontos.
- Ganho (0 a 5) – Nível de ganhos
- Rapidez na Entrega (0 a 5) – quanto rápido e fácil a equipe considera a entrega dos resultados
- Independência de Recursos (0 a 5) – grau de independência de recursos: humanos, financeiros, infraestrutura, culturais, localização, entre outros
- Nível de Confiança (0 a 5) – Nível de certeza dos envolvidos quanto ao sucesso e obtenção dos ganhos.
A pontuação dos quatro critérios pode ser realizada de 2 formas:
1ª Geral para o projeto / ação e critério, sem desmembramento em categorias, e com pontuação de 0 a 5;
2ª Desmembrada em N categorias variáveis de análise, definidas para a empresa, como um todo, ou por área da empresa. Cada categoria será pontuada de 0 a 5 e a resultante de cada critério será a média das pontuações para cada projeto / ação.
Para cada critério do GRIN, a empresa poderá definir um fator multiplicador, padrão 25%, pela importância do quesito para a organização, totalizando 100%. Ao final, a avaliação dos quatro critérios é multiplicada por este fator, resultando o GRIN final de cada projeto. A partir daí, os projetos / ações serão classificados em ordem decrescente de prioridade GRIN e, pelo método aplicado, aqueles com pontuações mais elevadas e no topo da lista, deverão ser realizados primeiramente.
Os resultados devem ser reavaliados, para que possam ser mais precisos e aderentes às reais necessidades da organização. Para assegurar esta revisão, o método sugere um nível mínimo GRIN (target) a ser atingido e abaixo do qual, os projetos / ações serão destacados em vermelho. Os projetos / ações abaixo deste target, normalmente serão eliminados do rol de priorização, em função da baixa viabilidade e representatividade para a empresa.
Para facilitar o cálculo do GRIN, que pode ser realizado em planilha, a Otimiza está desenvolvendo o OTMGRIN, na ferramenta OTMSuite. Esta funcionalidade permite a disseminação e usabilidade do método em todas as áreas da organização, de uma forma descomplicada e objetiva, para priorização de projetos / ações e necessidades do dia a dia.
Benefícios de utilizar o método GRIN
- Incorpora ganho como um dos critérios de priorização;
- A ferramenta possibilita uma discussão construtiva e dinâmica na equipe, viabilizando um rápido retorno das priorizações às organizações. Com a utilização da OTMSuite, realizar-se-á de forma facilitada, descomplicada e objetiva;
- Revisita as lições aprendidas nos históricos, identificando dificuldades e gargalos na realização de projetos / ações;
- Uniformiza os critérios de decisão e a prioridade de realização dos projetos / ações;
- Processo ágil que permite cadenciar os projetos;
- Revisão rápida das prioridades, caso surjam novas demandas para discussão;
- Reduz a subjetividade e o empoderamento no processo de priorização.
Como calcular a prioridade GRIN
O método de cálculo da prioridade GRIN é bastante simples. Considera a média de pontuações das categorias, se o critério possuir desmembramento, e ao final, o somatório das pontuações dos 4 critérios multiplicado pelos respectivos fatores, resulta na prioridade GRIN de cada projeto / ação. Os projetos / ações serão ordenados pelo GRIN de forma decrescente, ficando no primeiro plano os projetos / ações com maior pontuação e, por consequência, a serem priorizados. As prioridades GRIN que ficarem abaixo do target mínimo, serão destacadas em vermelho e a recomendação é que sejam revisadas e revalidadas as suas avaliações, antes de finalizar a mensuração e efetivo desfecho dos resultados.
Vamos a um exemplo prático, para ficar claro como isso acontece:
- Empresa: OTIMIZA – Área: CONSULTORIA
- 5 projetos a serem priorizados
- Fatores definidos por critério: Ganho – 40%, Rapidez na entrega – 20%, Independência de recursos – 30% e Nível de confiança – 10%. Totalizado 100%
- A avaliação de cada um dos quatro critérios pode ser geral ou desmembrada em categorias, conforme definição da empresa.
- Neste exemplo, o critério Ganho foi desmembrado em 10 categorias para o Projeto 1, pontuadas e calculada a média das pontuações;
- A média calculada das categorias do Projeto 1 migra para o critério Ganho (destacada em verde no demonstrativo das Notas de critérios por projeto);
- Gráficos podem ser gerados a partir dos resultados das pontuações dos projetos, dentro de cada critério. Desta forma, podem ser analisados individualmente os critérios, para os projetos a serem priorizados;
- Os demais critérios, Rapidez na Entrega, Independência de Recursos e Nível de Confiança, foram pontuados de forma Geral para cada projeto;
- A pontuação final de cada critério é multiplicada pelo respectivo fator e o somatório destes valores resulta na Prioridade GRIN dos projetos;
- As Prioridades GRIN dos projetos são classificadas em ordem decrescente;
- Nível mínimo GRIN (target) estabelecido pela empresa: 2,50. Projetos com prioridades GRIN menor que o target são destacados em vermelho.
Gráficos poderão ser criados com os resultados da Prioridade GRIN
Os resultados deste exemplo indicam que os projetos 5, 3, 4 e 1 devem ser realizados nesta ordem prioritariamente. Para o projeto 2, indica-se uma revisão das pontuações para identificar possíveis desvios de interpretação nos critérios. Se a pontuação se mantiver baixa, sugere-se que o projeto seja eliminado do rol de priorização ou fique em stand by até uma próxima avaliação de prioridades, em função da baixa viabilidade e representatividade para a empresa.
Com isso, podemos concluir que o método é bastante simples e, principalmente, reduz a subjetividade e o empoderamento no processo de priorização, considerando critérios mensuráveis no momento da decisão. Para facilitar ainda mais esta atividade, a Otimiza disponibilizará o OTMGRIN na sua OTMSuite, para uso ilimitado em todas as áreas da empresa.
Adotar boas práticas, sempre é o melhor caminho! Conte com a nossa equipe para aprimorar seus controles e atender sua empresa em todos os desafios futuros. Entre em contato conosco, compartilharemos experiências e aprendizados!
Este artigo foi escrito por Rosa Maria Sartor, consultora da Otimiza.
