Case: Implementação do Orçamento Base Zero na Fundação Universidade de Caxias do Sul – FUCS
Contextualização
Assim como um professor que orienta seus alunos para um futuro promissor, a FUCS buscava uma gestão orçamentária que não apenas se limitasse a acompanhar, mas também antecipar-se às demandas institucionais e as transformações contínuas do cenário educacional e mercadológico. Com a intenção de transformar seu planejamento financeiro, a instituição necessitava implementar o Orçamento Base Zero, um modelo que exige uma análise criteriosa de cada despesa a partir do zero, em contraste com o modelo histórico, até então utilizado. Um dos principais desafios desta mudança eram as eventuais barreiras culturais que poderiam surgir no processo. Nesse contexto, a Otimiza Consultoria contribuiu com sua expertise e suporte na implementação e transição para o novo modelo, assegurando maior fluidez e conduzindo a mudança de maneira estratégica, em sintonia com os objetivos institucionais da organização.
O Problema
Com uma comunidade formada por 3.500 colaboradores e mais de 22 mil alunos em sua Universidade, a FUCS lida com uma grande diversidade de setores, serviços e perfis de profissionais. O principal desafio foi desenvolver um modelo orçamentário mais coerente e eficiente diante desse contexto complexo.
Historicamente, o orçamento era baseado em projeções de anos anteriores, ajustadas conforme índices econômicos e o comportamento de mercado. Esse modelo, no entanto, dificultava a identificação de oportunidades de otimização e racionalização dos recursos.
A diretoria e o conselho da instituição decidiram implementar o Orçamento Base Zero (OBZ) como uma alternativa para aprimorar a alocação de recursos, garantindo um planejamento financeiro mais estratégico e eficiente. Entretanto, o tempo disponível para sua execução era reduzido, uma vez que a decisão foi tomada no final de setembro de 2024, deixando apenas quatro meses antes do início do novo exercício. Além disso, a necessidade de disseminar o novo modelo, quebrar paradigmas e implementar novas ferramentas, tecnologias e mudanças estruturais representaram um desafio substancial. Esse processo de transformação, guiado pela busca da otimização, exigiu não apenas a mudança de abordagem financeira, mas também a adaptação da cultura organizacional e ferramentas utilizadas.
A Solução
Para garantir a implementação eficaz do OBZ, a FUCS buscou a consultoria da Otimiza. O trabalho teve início com a realização de workshops envolvendo todos os gestores responsáveis pelos centros de custo. Foram estabelecidos novos modelos orçamentários, desenvolvidas planilhas específicas e implementados softwares para coleta e análise de dados.
Esse processo possibilitou uma revisão abrangente dos orçamentos anteriores, permitindo a “higienização” dos custos e uma gradual mudança de mentalidade, que será absorvida pelos diferentes níveis hierárquicos da organização. Itens desnecessários foram eliminados, enquanto outros, mais alinhados com as estratégias institucionais, foram incorporados. Com isso, a FUCS construiu um orçamento mais preciso e condizente com suas necessidades futuras.
O impacto da mudança não se limitou apenas às finanças, mas também reverberou no posicionamento dos Gestores, que passaram a avaliar criticamente cada item orçado, refinando suas projeções e alinhando os investimentos às estratégias de longo prazo.
A atuação da Otimiza foi fundamental para estruturar e sistematizar o processo, oferecendo suporte técnico e metodológico. Hoje, a FUCS conta com uma gerência de orçamento centralizada, o que proporciona maior serenidade, tempo e eficiência na elaboração e execução do OBZ.
Envolvendo cerca de 200 líderes, incluindo diretores de área, gerentes de suporte, diretores de unidades e coordenadores de curso, o novo modelo garantiu maior participação e comprometimento das lideranças. A análise crítica dos processos possibilitou a racionalização de compras e contratos, otimizando os recursos da instituição.
O Resultado
O novo modelo orçamentário pode ser comparado a um professor experiente e sábio, cujo papel é guiar, desafiar e inspirar seus alunos a explorarem novas possibilidades. Da mesma forma que um mestre conduz sua turma com um olhar atento às potencialidades individuais e coletivas, a FUCS, por meio do Orçamento Base Zero, traça um caminho mais estratégico na construção do seu próprio futuro.
Antes, tal como um professor que aperfeiçoa sua metodologia com o tempo, a instituição seguia padrões históricos que não necessariamente refletiam as demandas contemporâneas. Agora, com uma abordagem renovada, o modelo se posiciona como um educador que reformula suas aulas, adapta-se às necessidades dos alunos e incorpora novas metodologias, garantindo um aprendizado mais eficaz, relevante e alinhado às demandas do presente.
Embora os primeiros resultados da implementação do Orçamento Base Zero já sejam visíveis em termos de maior eficiência e alinhamento estratégico, as métricas detalhadas e a contabilização dos impactos financeiros serão avaliadas no decorrer deste ano de 2025, garantindo uma análise precisa da economia gerada e da melhoria nos processos organizacionais. “O novo modelo não apenas racionaliza recursos, mas também fortalece a cultura organizacional da instituição, capacitando seus gestores a assumirem um papel mais ativo e estratégico”, comenta Marcelo Faoro Abreu, Diretor Administrativo-Financeiro da Fundação.
Sobre a Instituição
A Fundação Universidade de Caxias do Sul (FUCS) é uma instituição privada sem fins lucrativos, de assistência social e filantrópica. Seu modelo de governança é composto por um Conselho Diretor, que define pautas e estratégias. O Conselho inclui representantes da sociedade civil (Mitra Diocesana, Prefeitura Municipal de Caxias do Sul, Associação Cultural e Científica Virvi Ramos, Câmara de Indústria, Comércio e Serviços de Caxias do Sul (CIC), além de um representante do Governo do Estado do Rio Grande do Sul, e o Reitor, que representa a comunidade acadêmica.
A FUCS, com 58 anos de história, é responsável pela Universidade de Caxias do Sul – UCS, a maior universidade comunitária do Rio Grande do Sul, e se destaca nos rankings nacional e internacional, figurando entre as melhores universidades do mundo. Além da universidade, a FUCS também administra o Hospital Geral, unidade hospitalar do Estado, mas gerida pela Fundação. Sua estrutura também inclui as emissoras de Rádio UCS FM Caxias, Bento e Vacaria, e o CETEC UCS – Escola de Ensino Fundamental, Médio e Técnico.
Marcelo Faoro Abreu
Marcelo atua na UCS há quase 30 anos e possui uma trajetória diversa dentro da instituição, tendo ocupado cargos como professor, coordenador de curso, diretor de campus, coordenador de extensão e chefe de gabinete da reitoria. Atualmente, é Diretor Administrativo-Financeiro da Fundação, sendo responsável pela gestão orçamentária e estratégica da universidade.
Graduado em Ciência da Computação, com doutorado em Administração, ele também possui especialização em gestão universitária, pesquisa e MBA em estratégias de gestão acadêmica. Sua experiência e conhecimento foram essenciais para conduzir a transição para o novo modelo orçamentário.
